Problemas de comunicação são comuns, mas podem causar grandes impactos e até prejuÃzos para a empresa. Por isso, se você quer evitar dores de cabeça, continue a leitura. Este post traz as dicas que você precisa para otimizar a produtividade a partir da comunicação assÃncrona!
O que é comunicação assÃncrona?
Para muitas empresas, o trabalho é remoto ou hÃbrido, fazendo com que a comunicação assÃncrona seja a principal forma de transmitir informações. Por isso, é essencial entender esse método e saber como utilizá-lo a seu favor.
A comunicação assÃncrona ocorre quando o envio e o recebimento de informações não ocorrem ao mesmo tempo. É uma abordagem. Nos novos métodos de trabalho, mensagens instantâneas podem ser vistas imediatamente, em tempo real, ou não.
Assim, o colaborador não precisa estar sempre disponÃvel. Não significa necessariamente o mesmo que trabalho remoto, pois mesmo este pode usar canais para comunicação em tempo real.
Na realidade, a comunicação assÃncrona envolve colaboradores trabalhando em momentos diferentes, sem estar presentes em um perÃodo especÃfico, deixando mensagens quando acharem melhor.
Qual a diferença entre comunicação sÃncrona e assÃncrona?
A comunicação sÃncrona e assÃncrona são duas abordagens diferentes para a troca de informações, principalmente quando o assunto é o tempo de resposta da interação. Entenda:
Comunicação sÃncrona
A comunicação sÃncrona ocorre em tempo real, com resposta imediata. Os participantes estão presentes ao mesmo tempo, como em reuniões face a face, chamadas, videoconferências e mais.
A comunicação sÃncrona permite interação mais direta e imediata, mas nem sempre é possÃvel no fluxo de trabalho.
Comunicação assÃncrona
A comunicação assÃncrona, por outro lado, não requer que os participantes estejam disponÃveis ao mesmo tempo. Dessa forma, eles podem responder no seu próprio ritmo.
A cultura de trabalho moderna pede a comunicação assÃncrona, já que colaboradores trabalham de qualquer lugar, a qualquer momento em todo o mundo. Ela é mais flexÃvel, conveniente para equipes em diferentes fusos horários, mas pode levar mais tempo para obter respostas.
Exemplos de comunicação assÃncrona no ambiente de trabalho
Como você viu, os dois métodos funcionam para fluxos de trabalho diversos, permitindo que cada membro da equipe gerencie o seu tempo de formas diferentes.
A comunicação assÃncrona é comum, por exemplo, durante o envio de e-mails, fóruns de discussão, comentários em documentos e até mesmo em chats. Entenda:
O e-mail é uma das principais ferramentas de produtividade e comunicação em empresas. Nele, os colaboradores recebem a mensagem com velocidade, mas a resposta pode demorar dias.
¹óó°ù³Ü²Ô²õ&²Ô²ú²õ±è;&²Ô²ú²õ±è;
Em fóruns empresariais, os debates costumam ocorrer a todo momento, mas os usuários podem responder aos posts quando desejarem.
°ä´Ç³¾±ð²Ô³Ùá°ù¾±´Çs em documentos
°ä´Ç³¾±ð²Ô³Ùá°ù¾±´Çs feitos em documentos compartilhados são uma forma de comunicação assÃncrona. Os usuários avaliam o conteúdo, deixam ideias, correções e mais.
Aplicativos de mensagens
Muitos aplicativos funcionam em tempo real, com mensagens instantâneas. Mas, em bate-papos empresariais, nem sempre a resposta é imediata.
Gerenciadores
Várias plataformas de colaboração permitem interações assÃncronas entre usuários. Eles atualizam tarefas, comentam e agem em tempos diferentes.
Tickets de suporte
Sistemas de tickets de suporte costumam ser assÃncronos. Os usuários podem enviar um ticket com seu problema ou dúvida, e o suporte pode responder quando estiver disponÃvel.
Esses são alguns exemplos muito usados em empresas. Se você tem interesse em entender como aumentar a produtividade neles, confira passos imperdÃveis continuando a leitura!
Como implementar a comunicação assÃncrona de forma eficaz
Implantar uma cultura de comunicação assÃncrona eficaz pode ser um desafio, mas a verdade é que essa comunicação pode melhorar a produtividade e o equilÃbrio entre vida profissional e pessoal nas empresas.
Confira dicas sobre como implementar:
1. Deixe claras as expectativas
Alinhe o que é esperado, determinando quando é apropriado utilizar a comunicação assÃncrona e quando a comunicação sÃncrona é necessária, estabelecendo prazos para respostas.
2. Converse com as lideranças
Toda a gestão deve estar de acordo quando o tema é comunicação assÃncrona, para que as equipes trabalhem de forma padronizada. Além disso, a liderança deve trabalhar na cultura organizacional menos imediatista.
3. Reavalie reuniões recorrentes
É preciso diminuir o tempo gasto em reuniões desnecessárias, que prejudicam a eficiência da equipe. Segundo , 71% dos gerentes seniores admitem que reuniões costumam ser improdutivas. Então, reavalie as reuniões e descubra se elas são de fato otimizadas para gerar resultados.
4. Escolha as ferramentas certas
Invista em ferramentas omnichannel que permitam uma comunicação ágil. Existem muitas ferramentas disponÃveis para a comunicação assÃncrona, então, opte pela que supre as necessidades da sua equipe.
5. Crie uma cultura de respeito ao tempo
Uma das maiores vantagens da comunicação assÃncrona é que ela permite que as pessoas trabalhem em seu próprio ritmo, ajudando a diminuir a ansiedade e o estresse do ambiente de trabalho. É importante respeitar o tempo das pessoas e não esperar respostas imediatas, a menos que sejam necessárias.
6. Revise e dê feedbacks
Revise regularmente como a comunicação assÃncrona está funcionando e faça ajustes para evitar falhas de comunicação. Peça feedbacks da equipe e faça alterações com base nas avaliações.
Confira o guia para dar feedbacks e melhorar o relacionamento com o time!
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Ela reúne uma variedade de aplicativos, como ×îв©²ÊÍøÕ¾ Cliq, ×îв©²ÊÍøÕ¾ Connect, ×îв©²ÊÍøÕ¾ Meeting e ×îв©²ÊÍøÕ¾ Writer, onde comunicação assÃncrona é facilitada, tornando a colaboração mais eficiente.
O ×îв©²ÊÍøÕ¾ Cliq, por exemplo, é uma ferramenta de chat que permite a comunicação assÃncrona, com mensagens até mesmo em formato de vÃdeo, tudo isso sem interromper o fluxo de trabalho.
No ×îв©²ÊÍøÕ¾ Meeting, você pode fazer reuniões e gravá-las para que os colaboradores vejam depois. E, no ×îв©²ÊÍøÕ¾ Connect, a colaboração e a comunicação assÃncrona são facilitadas. As equipes podem criar fóruns de discussão, postar atualizações e compartilhar ideias.
O ×îв©²ÊÍøÕ¾ Writer é o processador de textos que permite comentários, revisões, sugestões e mais.
Todos esses aplicativos e outros fazem parte do pacote ×îв©²ÊÍøÕ¾ Workplace, que vai facilitar a comunicação assÃncrona na sua empresa!
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