Um software de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç de equipe é fundamental para ficar à frente da concorrência e aumentar a produtividade. Existem muitas opções, mas é essencial escolher e empregar a melhor ferramenta de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç para estimular a produtividade.
Independentemente do tamanho da sua equipe, nosso mundo atual de negócios geralmente requer um único espaço de trabalho para que todos colaborem e gerenciem projetos em vários dispositivos.
Aqui, reunimos dez coisas para considerar ao procurar um aplicativo de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe.
Pontos cruciais a serem considerados ao procurar um aplicativo de Colaboração em Equipe:
1. Avalie suas necessidades
Um dos critérios mais importantes a considerar ao procurar um software de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe é a eficácia com que ele pode atender à s suas necessidades e se alinhar aos requisitos organizacionais.
Primeiro, analise quais são as suas necessidades de negócios e identifique as lacunas que precisam ser abordadas. Depois de ter uma lista sólida do que exatamente você deseja realizar com uma ferramenta de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe, comece a pesquisar e comparar produtos com essa lista de necessidades. Isso dá a você uma ideia clara do que sua equipe exige e ajuda a refinar sua pesquisa.
2. Coloque a segurança em primeiro lugar
A prioridade máxima deve ser a procura por uma ferramenta que proteja adequadamente os dados da sua organização. Verifique se a ferramenta que você está considerando o beneficia com a criptografia SSL (Secure Sockets Layer) e permite que você rastreie e gerencie como as ferramentas internas estão acessando seus dados. Especialmente no caso de software baseado em nuvem, você deve garantir que as ferramentas do local de trabalho sejam confiáveis e ofereçam segurança incontestável.
Por exemplo, recursos como autenticação de dois fatores em toda a organização, logon único para acessar vários aplicativos, criptografia de dados em trânsito e em repouso e conformidade com o GDPR são vitais quando se trata de proteger sua organização contra possÃveis perdas de dados ou até mesmo o cibercrime.
3. Comece facilmente
O fator mais caracterÃstico e procurado ao considerar um novo software é a facilidade com que sua equipe pode usá-lo. A facilidade de uso pode reduzir o tempo e o esforço que seus colaboradores gastam em aprender como usar um novo software. Antes de decidir comprar uma ferramenta, é vital se inscrever para uma demonstração para ver como o produto funciona para sua organização e membros da equipe.
4. Escolha mais do que apenas um aplicativo de bate-papo
A comunicação da equipe é crucial para atingir com eficiência seus objetivos finais. Embora existam muitas opções de software que se concentram principalmente em conversas encadeadas, chat e chats em grupo, a comunicação por si só não promove um ambiente colaborativo. Uma equipe que trabalha em conjunto para colaborar tem mais chance de criar inovações.
Boas ferramentas de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe ajudam a aumentar a produtividade e o envolvimento dos funcionários com recursos como:
Compartilhamento de tela
Salas de conferência virtuais
Lembretes
Assistente virtual
Compartilhamento de arquivos sem esforço
Bate-papos instantâneos em grupo
Conversas simplificadas
Automação de fluxos de trabalho e muito mais.
Otimize seu fluxo de trabalho adotando um software que permita que sua equipe permaneça conectada e aumente o ritmo.
5. Dê ao seu administrador o poder que ele precisa
Uma administração competente é a espinha dorsal de qualquer organização, e é importante certificar-se de que a ferramenta escolhida ofereça recursos ajustados para ajudar a administrar uma organização sólida e produtiva.
Os três principais recursos que um administrador deve ter em um aplicativo de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe são:
Convite e gerenciamento de usuários
Atribuição de funções e definição de permissões
Configuração de polÃticas para otimizar os processos internos e garantir a conformidade dos funcionários
6. Procure por tarefas robustas e gerenciamento de projetos
O gerenciamento adequado de tarefas ajuda sua equipe a realizar seus projetos no prazo e a gerenciar cargas de trabalho de maneira eficaz. O software convencional de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe ajuda a melhorar seu processo de gerenciamento de tarefas, desde a criação de uma tarefa, acompanhamento do progresso, configuração de lembretes e gerenciamento de listas de tarefas importantes. Acompanhar o progresso da tarefa em um projeto incentiva a prestação de contas e motiva os colaboradores a trabalharem com senso de responsabilidade.
Ao considerar uma ferramenta de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe, procure recursos como comandos e atalhos que permitam criar tarefas e controlar seus fluxos de trabalho diretamente da ferramenta.
A conclusão bem sucedida de qualquer projeto geralmente envolve diferentes departamentos, por isso é importante procurar uma ferramenta que incentive a ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç entre departamentos por meio de canais e bate-papos em grupo.
Por exemplo: no departamento de RH, haverá divisões, como a equipe de integração, equipe de folha de pagamento, equipe de suporte de RH e muito mais.
Os esforços de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç entre RH e Finanças terão um impacto significativo na satisfação dos funcionários e na estratégia financeira, portanto, neste caso, a equipe de folha de pagamento será composta por membros do departamento de RH e do departamento de Finanças.
Recursos úteis de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç de equipe permitem que você gerencie seus projetos, defina marcos e analise o que pode ser melhorado da próxima vez com a ajuda de °ù±ð±ô²¹³Ùó°ù¾±´Ç²õ detalhados.
7. Priorizar a versatilidade e a adaptabilidade
Qualquer software de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe que você escolher deve ser flexÃvel o suficiente para atender a todas as suas necessidades.
Considere um caso em que você teve que mudar do trabalho do escritório para o remoto. Seu software de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç deve ajudar a facilitar essa transição e garantir que você não perca as pequenas vantagens de trabalhar presencialmente.
Por exemplo, o painel de Trabalho Remoto do ×îв©²ÊÍøÕ¾ Cliq permite que você faça check-in e check-out, assim como a opção de status no painel que permite que você também olhe ao redor e verifique se seu colega de trabalho está disponÃvel antes de enviar uma mensagem. Portanto, procure um software que ofereça um painel administrativo detalhado para ajudar os lÃderes de equipe a rastrearem o trabalho e orientarem a produtividade de qualquer lugar.
Esteja você trabalhando em um escritório ou liderando uma equipe remota, um painel de administração deve ajudá-lo a:
Gerenciar projetos em andamento e manter todos os membros da equipe informados
Manter a comunicação e o trabalho em equipe no espaço de trabalho remoto
Desenvolver um senso de responsabilidade e gerenciar o equilÃbrio entre vida pessoal e profissional de forma eficiente, mantendo o controle do tempo de trabalho diário e semanal.
8. Integrações para o aplicativo
Dê uma olhada nos sistemas que sua equipe já possui, uma vez que eles geralmente precisam ser integrados a qualquer novo software de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç que você escolher.
Se atualmente você usa aplicativos de gerenciamento de tarefas como Todoist, Trello, Asana e outros, explore e certifique-se de que qualquer software que você considere ofereça suporte a essas integrações.
Algumas ferramentas vêm com uma variedade de integrações já disponÃveis. Por exemplo, o Cliq oferece um mercado completo de integrações prontas.
9. Recursos simplificados
A ²¹³Ü³Ù´Ç³¾²¹Ã§Ã£´Ç está se tornando cada vez mais comum no local de trabalho digital com o aumento de assistentes de bot e chatbots. Os chatbots ajudam você a realizar tarefas repetitivas do dia a dia e também fornecem notificações personalizadas, tornando mais fácil para você ser produtivo. Algumas ferramentas permitem que você crie seus próprios bots com poucas linhas de ³¦Ã³»å¾±²µ´Ç para atender à s suas necessidades especÃficas.
Redefina a forma como sua equipe trabalha, adotando uma ferramenta com recursos de ²¹³Ü³Ù´Ç³¾²¹Ã§Ã£´Ç, para que você possa se concentrar mais nas tarefas que precisam de sua atenção total.
10. Mantenha seu orçamento em mente
Geralmente, isso nem é preciso dizer, mas ao procurar um software de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe, você deve sempre considerar o orçamento de sua equipe ou organização. Compare o custo de uma ferramenta de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe com os benefÃcios que você obterá a longo prazo. Certifique-se de que os benefÃcios e o uso valem a quantidade de dinheiro que você vai gastar.
Finalmente, antes de decidir adotar uma ferramenta de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe, é sempre importante executar um programa piloto para a lista final de duas ou três opções que você está considerando. Reúna o feedback do usuário final, pois isso o ajuda a entender melhor as necessidades de sua equipe e a selecionar a ferramenta que os usuários consideram mais adequada. Certifique-se de que a decisão final envolva as opiniões das pessoas que mais usarão o recurso.
Adotar uma ferramenta de ³¦´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹Ã§Ã£´Ç em equipe é uma grande decisão que ajudará a moldar a estrutura de trabalho da sua organização, por isso é importante explorar e comparar suas opções para encontrar a melhor disponÃvel.
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